Nella fase Business del metodo BUILD scegliamo il caso d’uso da cui partire, guardando quante ore assorbe oggi e quanti errori genera. Il criterio è lo stesso per un assistente sui documenti e per un flusso di approvazione: se il conto non torna, ve lo diciamo.
In Understand mettiamo le mani nei documenti veri, perché è lì che si decide la fattibilità: quanti sono, in che formato, quanto sono ordinati, se le scansioni hanno un testo leggibile. In parallelo ci sediamo accanto a chi esegue il lavoro, perché il processo scritto nelle procedure e quello reale raramente coincidono.
In Ideate proviamo un caso solo su un campione dei vostri documenti, prima di impegnare un budget su tutto l’archivio. Lì si vede presto se la ricerca restituisce i documenti giusti e se l’estrazione legge i campi che servono. Sui processi da automatizzare riscriviamo il flusso prima di automatizzarlo, perché automatizzare un passaggio inutile lo rende solo più veloce.
In Launch mettiamo in produzione il primo caso d’uso con i passaggi di controllo attivi e le persone formate su come leggere le fonti. Dove sostituiamo un processo esistente lo teniamo affiancato per un periodo, così potete confrontare i risultati e fidarvi dei numeri.
In Develop leggiamo le correzioni che arrivano dagli operatori e le usiamo per sistemare categorie, istruzioni e limiti del sistema. Poi si passa al caso d’uso successivo, uno alla volta.
