CRM e gestionali costruiti sui vostri processi

Sviluppiamo CRM e gestionali personalizzati sui flussi, i termini e la struttura della vostra azienda, dove i prodotti standard obbligano a piegare il processo o a pagare moduli che nessuno apre. Anagrafiche, trattative, preventivi, rinnovi e storico stanno in un unico strumento, collegato al gestionale contabile e agli altri software già in casa, così un dato inserito una volta resta uno solo.

Nota di confine. Se quello che vi serve è uno strumento operativo per commesse e produzione, o un accesso per clienti e fornitori, la pagina giusta è Web app e portali su misura. Qui parliamo del ciclo commerciale e amministrativo.

Raccontaci il tuo progetto

Quando serve

Il commerciale tiene i suoi contatti in un file personale, e quando esce dall’azienda il file esce con lui.

Il gestionale in uso copre la fatturazione e non copre il lavoro che viene prima: preventivi, trattative, rinnovi.

Per sapere a che punto è una pratica bisogna chiedere alla persona che la segue.

Avete pagato licenze per moduli che nessuno apre, e vi manca l’unica funzione che vi servirebbe.

Lo stesso cliente esiste in tre anagrafiche diverse, con tre indirizzi diversi, e nessuno sa quale sia quello giusto.

Ogni mattina una persona esporta un file da un software e lo importa in un altro, e se quella persona è in ferie la catena si ferma.

Cosa costruiamo

Anagrafiche e pipeline

Clienti, contatti, aziende e referenti con i campi che servono a voi. Le trattative avanzano per stati definiti insieme, con le regole che decidete voi su chi può spostare cosa.

Preventivi, ordini e rinnovi

Generazione dei documenti dai dati già in sistema, numerazione automatica, versioni, firma e scadenzario. I rinnovi arrivano come promemoria a chi deve occuparsene, invece di restare una data su un calendario condiviso.

Attività e storico

Chiamate, mail, note e allegati agganciati al cliente. Chi prende in mano una pratica vede in trenta secondi cosa è successo prima, anche se non l’ha mai seguita.

Ruoli, permessi e viste per la direzione

Ogni figura vede quello che le serve: agente, back office, amministrazione, direzione. I dati sensibili restano visibili solo a chi ha titolo per vederli. La direzione apre una vista con l’andamento della pipeline, il venduto per periodo e lo scaduto, costruita sulle stesse definizioni che usa il commerciale, così in riunione si discute di decisioni invece di discutere su chi ha il numero giusto.

Collegamento con gestionale, ERP e sistemi già in casa

Il CRM parla con il gestionale contabile, con l’ERP, con la posta, con il calendario e con l’e-commerce. Usiamo le API del gestionale dove ci sono e costruiamo un ponte dedicato dove il fornitore non le espone: lavoro sul database, scambi di file schedulati o un modulo aggiuntivo. Con un ERP la logica è la stessa, con più attenzione ai permessi e ai cicli di chiusura.

Precedenze sui dati e controllo degli scambi

Decidiamo insieme quale sistema è il padrone del dato: chi crea un cliente, chi può modificarne il fido, quale listino vince se i due divergono. Le altre copie si allineano da sole e smettono di essere versioni concorrenti. Ogni scambio lascia una traccia leggibile: se una riga viene rifiutata sapete quale, perché e da quale sistema, e potete rilanciarla senza aprire un ticket. Quando un sistema non risponde, i messaggi restano in coda con un identificativo e vengono riprovati, così nulla si perde e nulla viene scritto due volte.

Come lavoriamo

Partiamo dalla fase Business del metodo BUILD: capiamo che risultato deve produrre il sistema e quanto vi costa oggi il doppio inserimento, in tempo, errori e ordini partiti sbagliati.

Nella fase Understand seguiamo il processo reale, parlando con chi lo esegue tutti i giorni e non solo con chi lo descrive. Mappiamo i sistemi in casa uno per uno e verifichiamo quali API esistono davvero, quali sono documentate e quali il fornitore apre solo su richiesta.

In Ideate definiamo le funzionalità della prima versione e quelle che possono aspettare, e fissiamo le regole di precedenza sui dati. Un CRM adottato a metà è un CRM abbandonato.

In Launch mettiamo online, migriamo i dati esistenti e teniamo un periodo di doppio controllo sulle integrazioni: i dati passano e voi verificate, finché i numeri coincidono. Affianchiamo il team nelle prime settimane.

In Develop il sistema continua a cambiare insieme all’azienda, e le integrazioni vanno tenute allineate perché i software collegati cambiano versione senza preavviso. Le richieste più utili arrivano a quel punto, quando il team sa esattamente cosa gli serve.

Domande frequenti

Sviluppo in white-label

Se lavori in un’agenzia di comunicazione o in uno studio creativo senza reparto tecnico, c’è un altro modo di lavorare insieme: mantieni il tuo brand e la relazione con il cliente, noi ci occupiamo dello sviluppo.

Lavoriamo insieme?

Parliamone.

Una discovery call per capire il contesto e l’esigenza. Se non siamo la scelta giusta per il tuo progetto, te lo diciamo lì.

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